Verschlüsselte E-Mail versenden: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Verschlüsselte E-Mail versenden: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mit eclipso Mail Europe können Sie eine E-Mail wahlweise mit OpenPGP oder S/MIME verschlüsseln. Der Empfänger benötigt den passenden privaten Schlüssel, um die Nachricht wieder zu lesen. Damit die Verschlüsselung funktioniert, müssen Ihr eigener Schlüssel bzw. Ihr Zertifikat und das öffentliche Schlüsselmaterial der Empfänger in eclipso verfügbar sein.

Wichtig: OpenPGP und S/MIME sind unterschiedliche Verfahren. Wählen Sie pro E-Mail genau eine Methode. Öffentliche Schlüssel und Zertifikate dürfen Sie weitergeben; Ihren privaten Schlüssel und die zugehörige Passphrase halten Sie geheim.
 

• Schritt-für-Schritt-Anleitung

  • Schritt 1: Eigenen Schlüssel prüfen
    Für OpenPGP benötigen Sie ein eigenes Schlüsselpaar, für S/MIME ein persönliches Zertifikat. Wählen Sie im Absenderfeld eine Adresse, für die das passende private Schlüsselmaterial in eclipso hinterlegt ist. Ist die Verschlüsselungsoption nicht verfügbar, prüfen Sie zuerst Ihre Schlüssel- oder Zertifikatseinrichtung.
  • Schritt 2: Neue E-Mail öffnen
    Öffnen Sie "Neue E-Mail" und tragen Sie die Empfänger in die Felder An, Cc oder Bcc ein.
  • Schritt 3: Betreff und Nachricht verfassen
    Schreiben Sie Ihre Nachricht wie gewohnt. Empfänger und Betreff können je nach Verfahren weiterhin sichtbar sein. Verwenden Sie deshalb im Betreff keine vertraulichen Angaben.
  • Schritt 4: Verschlüsselung einschalten
    Aktivieren Sie unterhalb des Betreffs den Schalter "Verschlüsselung". Wählen Sie in der angezeigten Methodenauswahl "OpenPGP" oder "S/MIME". Die Empfänger müssen für die gewählte Methode einen passenden öffentlichen Schlüssel bzw. ein gültiges Zertifikat haben.
  • Schritt 5: Optional digital signieren
    Aktivieren Sie bei Bedarf zusätzlich "Digital signieren". Eine digitale Signatur hilft dem Empfänger, Absender und Unverändertheit der Nachricht zu prüfen. Sie verschlüsselt die Nachricht nicht; dafür muss "Verschlüsselung" eingeschaltet sein.
  • Schritt 6: Empfängerstatus prüfen
    Bei eingeschalteter Verschlüsselung zeigen die Empfänger-Chips an, ob Schlüsselmaterial gefunden wurde. Grün bedeutet, dass ein passender Schlüssel vorhanden ist; rot weist auf einen fehlenden Schlüssel hin. Ein abgelaufener Schlüssel sollte vor dem Versand erneuert werden.
  • Schritt 7: Senden und fehlende Schlüssel behandeln
    Klicken Sie auf "Senden". Bei OpenPGP prüft eclipso die Empfänger vor dem Versand. Fehlt ein Schlüssel, erscheint ein Dialog:
    • "Abbrechen" - kehren Sie zur Nachricht zurück und ergänzen oder korrigieren Sie die Empfänger-Schlüssel.
    • "Nur an Empfänger mit Schlüssel senden" - Empfänger ohne Schlüssel werden entfernt; an die übrigen wird verschlüsselt gesendet.
    • "Unverschlüsselt senden" - die gesamte Nachricht wird nach einer Bestätigung unverschlüsselt und ohne Signatur gesendet.
    • "Nur signiert senden" - diese Option wird nur angeboten, wenn "Digital signieren" eingeschaltet ist. Die Nachricht wird signiert, aber nicht verschlüsselt.
    Bei S/MIME muss das passende Zertifikat jedes Empfängers in eclipso verfügbar sein. Fehlt ein benötigtes Zertifikat, kann eclipso die Nachricht nicht per S/MIME verschlüsseln und meldet einen Versandfehler.
  • Schritt 8: Nachricht entschlüsseln
    Der Empfänger öffnet die Nachricht in einem E-Mail-Programm, das die gewählte Methode unterstützt, und entschlüsselt sie mit seinem privaten Schlüssel. Je nach Einrichtung wird dafür auch die Passphrase benötigt.

• Wenn der Empfänger-Schlüssel fehlt

  • Bitten Sie den Empfänger um seinen öffentlichen OpenPGP-Schlüssel oder sein S/MIME-Zertifikat und speichern Sie es in eclipso. Bei S/MIME kann der öffentliche Zertifikatsteil auch aus einer signierten Nachricht stammen.
  • Der private Schlüssel des Empfängers wird niemals benötigt oder weitergegeben - nur damit kann der Empfänger die Nachricht entschlüsseln.
  • OpenPGP-Schlüssel und S/MIME-Zertifikate sind nicht austauschbar. Absender und Empfänger müssen dieselbe Methode verwenden.

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